Time is our worst enemy. Een motto dat het laatste jaar per – fect op onze lijven geschreven staat. Jammer genoeg kunnen we van de 24 uur op een dag, geen 25 maken. Hoe hard we ons best ook doen… It’s the same old 24. We moeten die tijd de baas kunnen, de eeuwige race tegen de klok. Dat is vaak een probleem. En wat dan? Timemanagement. Ik bespreek een handige tool voor al die chaoten onder ons. 


Timemanagement 

Volgens de Nederlandse encyclopedie is timemanagement; “het op een zo efficiënt mogelijke manier omgaan met de beschikbare tijd.” Het zou meer productiviteit opleveren, energie geven en voldoening creëren. Doe daarboven op nog een portie stressvermindering en je hebt een essential life skill! Give me the potion, please! 🙂

Hoe vaak overkomt volgende situatie jou ? Je zit aan je bureau thuis of op het werk. Klaar om er in te vliegen. Je bent 5 minuutjes aan de slag en daar komt een berichtje, een melding van Facebook, iemand liked jouw foto op Instagram, er komt ineens een mailtje binnen, … . Voor je het weet ben je weer een half uurtje verder eer je terug op je werk gefocust bent. Of hoe vaak zeg jij het volgende: “ Nu ben ik heel de dag bezig geweest, maar ik heb het gevoel dat ik niets gedaan heb “. Mij komt het alleszins erg bekend voor. Het is het teken dat je heel de dag met taken bezig bent geweest die niet hoog op je prioriteiten lijstje stonden. Auwch… de waarheid doet pijn. Maar it’s aaaaallll in the timemanagement. And it’s aallll in de Time Management Matrix!

Bijna exact een jaar geleden waren we te gast bij de workshop “van DIY naar CEO”, georganiseerd door het ondernemingsproject M.ond, van Jeugdhuis Tydeeh in Mol. Ik denk vaak terug aan een vernuftige tool die coach, Jeroen De Muynck, ons toen gaf. Namelijk de “Stephen Covey Time Management Matrix”. Het gaat om prioriteiten stellen en goed nadenken over wat belangrijk en dringend, belangrijk en niet dringend, niet belangrijk, maar wel dringend en tenslotte niet belangrijk en niet dringend is.

Bekijk voor jezelf welke zaken belangrijk en dringend voor jou zijn. Handel ze ook in die mate af.

Do what matters

De matrix heeft het over “do what matters”. Bekijk voor jezelf welke zaken belangrijk en dringend voor jou zijn. Handel ze ook in die mate af. De bewustwording begint met prioriteiten stellen. En dit kan je gemakkelijk doen via volgende matrix.

  1. Important & Urgent = Doen.
    Het is noodzakelijk om hier tijd aan te spenderen. En wel nu meteen! Denk aan belangrijke deadlines, belangrijke meetings, plotselinge noodzaken/problemen oplossen, last minute taken,  … .
  2. Important & Not Urgent = Plannen.
    De sleutel is om te zorgen dat al de zaken die in dit vakje vallen, niet verschuiven naar het 1e vakje. Die deadline die je eigenlijk al lang in de agenda had staan, daar kan je op tijd de nodige momenten voor inlassen. Zodat stress gereduceerd wordt. Ook gezondheid, beweging, teambuilding, zelfontwikkeling, preventie, planning, … vallen onder deze noemer.
  3. Not important & Urgent = Assertief zijn of doorgeven.
    Dat ene kleine taakje dat dringend moet gebeuren, maar eigenlijk niet tot jouw takenpakket behoort. Allemaal extraatjes die van je gevraagd worden, maar die eigenlijk niet in de afspraak staan. Say No. Het slorpt erg veel energie en tijd op, die je eigenlijk erg nuttig kan gebruiken. In dit vakje kruipt al de tijd. Waarvan je op het einde van de dag zegt; “zo druk gehad, maar niets gedaan”. It’s right here.
  4. Not important & Not urgent = In de vuilbak.
    Die ene reactie op facebook, dat online artikel van de krant en misschien zelfs die ellenlange babbel tussendoor met een vriend of vriendin. Je hoeft ze allemaal niet letterlijk in de vuilbak te gooien. Maar bewaar dit voor later, voor in je pauze of na je werk/school.

Bewustwording van je tijdsindeling is een eerste stap. Beseffen waar je tijd in kruipt is al heel wat. Het is een handige tool om je tijd de baas te kunnen en productiever te werken. Het is toepasbaar op een day at the office. Maar zeker ook op een dagje studeren en taken maken. Of op een flink dagje klussen of huishoudelijke taken. Uittesten is de boodschap! Meer energie en voldoening gegarandeerd!

BewarenBewaren